For å effektivisere og videreutvikle vår fakturaprosess har Kjøpmannshuset fra og med 20. mai 2005 startet med innskanning av fakturaer for arkivering og dokumentflyt formål. Faktura skal nå sendes direkte til vår skanning funksjon i Stavanger, som har adresse:
Kjøpmannshuset Norge AS
GLN 7080001087098
c/o Fakturamottak, Postboks 4781, Vika
8608 Mo i Rana
Fakturaen må påføres vårt EAN-nummer og referanseperson i Kjøpmannshuset. Dette nummeret, EAN 7080001087098, er unikt for Kjøpmannshuset Norge AS og kan enten stå som eget felt, i deres ref.-feltet, eller i forbindelse med adressefeltet.
Dette stiller følgende krav til Deres fakturaer:
· Faktura og vedlegg bør være fortrinnsvis i A4 format og i vanlig papirtykkelse.
· Utskriftskvaliteten må være tydelig og lett leselig.
· Bare originalfaktura er nødvendig, duplikater/fakturakopi er overflødig.
· Farget papir bør unngås da det ofte medfører dårlig gjengivelse i skannet format.
· Faktura må heller ikke stiftes eller samordnes med binders.
· Splitte fakturavedlegg der flere sider henger sammen.
· Send fakturaen straks den er utstedt, slik at vi kan oppnå remittering til rett tid.
· Ikke skill bankgiro fra faktura der disse henger sammen
Felter som må være med på fakturaens første side:
· Leverandørens navn, adresse, organisasjonsnummer og bankkontonummer
· EAN-nummer 7080001087098 (unikt for Kjøpmannshuset)
· Enhetens juridiske navn
· Enhetens navn og adresse
· Fakturanummer
· Fakturadato og forfallsdato
· Navn på kontaktperson hos leverandør
· Navn på mottaker av faktura i Kjøpmannshuset
Faktura som ikke tilfredsstiller våre krav vil bli returnert.